Een nieuwsbericht is binnen, de redacteur schrijft het uit en dan begint het eigenlijke werk pas. Tekst kopiëren naar de site, kopje aanpassen voor de app, een korte versie voor de nieuwsbrief en nog een zin voor social media. Terwijl jij bezig bent met plakken, staat het nieuwsbericht van de concurrent al online. De vertraging zit meestal niet in het schrijven zelf. Het meeste werk komt pas daarna: alles overzetten, aanpassen en controleren voor elk kanaal en ook nog eens met een geheel andere aanpak per kanaal. Die klussen vreten tijd, terwijl ze eigenlijk maar weinig met journalistiek te maken hebben. Automatiseer je een deel daarvan, dan kun je nieuws een stuk sneller online zetten zonder dat de kwaliteit eronder lijdt.
Waar gaat de meeste tijd verloren bij nieuws online zetten?
Bij de meeste redacties zit de vertraging niet in het schrijven of controleren, maar in alles wat daarna komt. Een artikel moet in het contentmanagementsysteem (CMS) worden gezet, voorzien van een afbeelding, categorie en metagegevens. Daarna volgt vaak een tweede ronde voor de app en een derde voor de nieuwsbrief. Elke stap is klein, maar samen kosten ze al snel meerdere minuten per bericht. Bij het plaatsen van tientallen berichten per dag loopt dat flink op. Bovendien wordt iedere handeling door een mens uitgevoerd, dus de kans op fouten stijgt mee. Een verkeerde datum, een vergeten link of een kopje dat niet past; allemaal menselijke fouten die vaak voorkomen wanneer je haast hebt. Juist bij actueel nieuws wil je zulke slordigheden te allen tijde voorkomen, want lezers en collega’s zien ze meteen.
Waarom handmatig kopiëren tussen kanalen een redactie vertraagt
Elk kanaal heeft zijn eigen eisen. De website wil een uitgebreide tekst, de app een kortere intro en de nieuwsbrief een pakkende samenvatting. Wie dat handmatig doet, werkt feitelijk meerdere keren aan hetzelfde bericht. Dat gaat ten koste van de snelheid, maar ook van de aandacht voor nieuwe verhalen. Voor podcasts speelt hetzelfde: shownotes, beschrijving en tijdcodes moeten op meerdere plekken kloppen. Regelmatig publiceren op juiste publicatiemoment helpt podcasts groeien, dus is het vervelend als een aflevering blijft liggen omdat de begeleidende teksten nog niet overal zijn aangepast. Hoe meer kanalen een redactie bedient, hoe zwaarder die dubbele klus gaat wegen. Daarom loont het om eerst te kijken welke stappen elke dag terugkomen en welke je kunt automatiseren.
Nieuws sneller online zetten door content één keer vast te leggen
De oplossing is om een bericht niet als één vaste pagina te zien, maar als losse onderdelen: titel, intro, tekst, beeld en publicatiedatum. XML authoring tools maken het mogelijk om die inhoud los van de opmaak te beheren, waarna het systeem er automatisch de juiste versie voor website, app en nieuwsbrief van maakt. Je hoeft dus niets meer over te typen of opnieuw op te maken. Zo kun je nieuws sneller online zetten, ook als er meerdere kanalen tegelijk bediend moeten worden.
Hoe een vaste contentstructuur fouten en correcties beperkt
Een vaste structuur dwingt af dat elk bericht dezelfde onderdelen heeft. Een vergeten categorie of ontbrekende bronvermelding valt daardoor direct op. Ook correcties worden eenvoudiger. Pas je een gegeven in de bron aan, dan wordt het overal doorgevoerd waar het bericht staat. Je hoeft dus niet meer te zoeken waar een fout nog zichtbaar is.
Wat minder handwerk een redactie in de praktijk oplevert
De winst zit in tijd, maar ook in rust. Een redacteur die niet hoeft te kopiëren, kan zich richten op het volgende verhaal, het natrekken van bronnen of het bijhouden van een lopend nieuwsbericht. Je merkt het ook aan de kwaliteit, omdat er minder tijdsdruk is en je dus minder gehaast te werk gaat. Dat geldt zeker voor kleine teams en regionale redacties die met weinig mensen veel kanalen bedienen. Voor de redactie betekent dat ook dat ruimte ontstaat voor verhalen en doelgroepen waar nu geen tijd voor is, want door innovatie creëer je waarde voor groepen die je anders links laat liggen. Wie nieuws sneller online wil zetten, begint klein met één kanaal en breidt uit zodra de basis goed werkt.
WAARDEER DIT ARTIKEL!
Als je dit artikel waardeert en je waardering wilt laten blijken met een kleine bijdrage, dan kan dat. Zo help je onafhankelijke mediajournalistiek in stand houden.
